Sözlüğe Geri Dönün

Kurumsal dosya senkronizasyonu ve paylaşımı (EFSS) nedir?

Kurumsal dosya senkronizasyonu ve paylaşımı (EFSS), kullanıcıların dosyaları, belgeleri, fotoğrafları ve videoları farklı cihazlar arasında çalışanlarla, iş ortaklarıyla veya müşterilerle güvenle paylaşmasını ve senkronize etmesini sağlayan bir yazılım hizmetidir. EFSS hizmetleri, kuruluşların güvenlik veya uyumluluk ihtiyaçlarına göre tesiste ve bulutta saklama özelliğini kullanmasını sağlar. Çoğu kuruluş, IT’nin yönetiminde veya kontrolünde olmayan tüketici bazlı dosya paylaşım uygulamalarının çalışanlar tarafından kullanılmasını önlemek için EFSS teknolojilerinden yararlanır.

EFSS hizmetleri kimi zaman kullanıcıların dosyaları düzenlemesine, yorum yapmasına ve belge sürümlerini takip etmesine olanak veren iş akış özelliklerini içerir. Güvenlik özellikleri arasında kimlik doğrulama, veri şifreleme ve konteynerizasyon bulunur. Bazı hizmetler, kimin neye erişim izni olduğunu kontrol edebilmek için IT’nin hassas erişim ilkeleri belirlemesine bile olanak verir.

Kurumsal dosya senkronizasyonu ve paylaşımının avantajları

Güvenli dosya paylaşımı

Şirketlerin dosya senkronizasyon ve paylaşım hizmeti vermediği durumlarda çalışanlar genellikle aşina oldukları kendi kişisel araçlarını kullanır. IT, verilerin nasıl saklandığını veya paylaşıldığını kontrol edemez ve verilerin gizliliğinin ihlal edildiğinden iş işten geçene kadar haberi olmayabilir. Bu durum, çalışanların kendi araçlarını kullanarak üçüncü taraflarla dosya paylaşması halinde daha da riskli olabilir.

EFSS hizmeti, kişisel dosya paylaşım hizmetinin rahatlığını ve kolaylığını kuruma yönelik özelliklerle birleştirerek kullanıcılar açısından üretkenliği geliştirmenin yanı sıra IT açısından güvenlik, esneklik ve denetimi artırır. Bazı hizmetlerin içerdiği gelişmiş güvenlik denetimleri ve uyumluluk düzenlemeleri arasında şunlar sayılabilir:

  • Tesiste veya bulutta saklama seçenekleri 
  • Hassas erişim kontrolü, güvenli kimlik doğrulama protokolleri ve yetkilendirme ilkeleri
  • Uzaktan silme, cihaz kilitleme, parola koruma, beyaz/kara listeler ve veri sonlandırma ilkeleri 
  • Kullanıcı etkinliğini gerçek zamanlı izleme ve denetleme
  • Kimlik doğrulama ve kullanıcı yetkilendirmeyi basitleştiren kurumsal dizin hizmetlerine entegrasyon 
  • Yükleme ve indirme kısıtlamaları, dosya sonlandırma tarihleri ve ağ konumuna bağlı kısıtlı erişim

Her yerden erişim

Çalışanlar artık işlerini yapmak için kuruma ait tek bir cihaza veya ofise bağlı değil. Günümüzde sayısı gittikçe artan mobil iş gücü, tüketici deneyimine benzer bir biçimde herhangi bir cihazdan veya konumdan ihtiyaçları olan her şeye erişebilmeyi beklemektedir.

Kullanıcıların dosyaları tüm cihazlarında senkronize etmelerine ve istedikleri yerden ihtiyaç duydukları her şeye kolayca erişmelerine olanak veren EFSS hizmetleri, mobil çalışma tarzlarını mümkün kılar.

Veri kaybı önleme ve felaketten kurtarma

Verileriniz EFSS hizmetiyle merkezi olarak saklandıklarında ve yönetildiklerinde siber güvenlik saldırısı, kayıp veya çalıntı cihaz ya da çalışan hatasından kaynaklanan veri sızmalarından daha iyi korunurlar. EFSS hizmetleri, verilerin yedeklenmesini ve güvende olmasını kolaylaştırır.

Belge iş akışları ve iş birliği

Gittikçe daha fazla EFSS hizmeti iş akışı ve içerik iş birliği özelliklerini kapsayacak şekilde evrim geçirmektedir. Bu özellikler arasında şunları sayabiliriz:

  • Sözleşmeler, teklifler, eğitim araçları, işe alım belgeleri, performans değerlendirmeleri, pazarlama materyalleri, satış sunumları ve ürün bilgileri gibi kurum içi ve kurum dışına yönelik belgelerin güvenli bir şekilde el değiştirmesini sağlayan belge yönetimi
  • Yasal olarak bağlayıcı e-imzalar
  • Kullanıcılara istekleri gözden geçirmelerini ve/veya onaylamalarını anımsatan otomatik bildirimler
  • Dahili ortak yazım, geri bildirim ve onay süreçlerini içeren iş akışı otomasyonu
  • Çalışanların birden fazla veri kaynağında ve cihazda belge değişikliklerini takip etmesini sağlayan sürüm kontrolü

Citrix’in kurumsal dosya senkronizasyonu ve paylaşımı veya içerik iş birliği ihtiyaçlarınızda size nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Ek Kaynaklar:

Mobil Üretkenlik ve Dosya Senkronizasyonu ve Paylaşımı
Güvenli Dosya Paylaşımı ve Saklama
EFSS ile Esnek Veri Saklama Seçenekleri
Kurumsal Ölçeklenebilirlik ve İçerik İş Birliği